Übergangsoperationsteams mit militärischer Präzision

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Das Führungsteam bei Salute hatte das Glück, im Laufe der Jahre an vielen Übergängen beteiligt gewesen zu sein und aus jedem Projekt gelernt zu haben. Als Ergebnis haben wir einen erstklassigen wiederholbaren Ansatz entwickelt, um Kunden bei der effektiven Umstellung des Betriebs in jedem Szenario zu unterstützen.

Veränderungen sind während des gesamten Lebenszyklus von Rechenzentren, der sich normalerweise über Jahrzehnte erstreckt, unvermeidlich. Ob Sie alleiniger Nutzer des Rechenzentrums sind (Miete/Eigen) oder von einem Multi-Tenant-Rechenzentrum mieten, wie Sie Ihren Standort heute betreiben, wird in Zukunft anders sein. Der Rechenzentrumsbetrieb entwickelt und verändert sich ständig, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen und die Vorteile neuer Technologien zu nutzen. Dieses natürliche Wachstum wird durch Änderungsmanagementprozesse ergänzt, die die Planung institutionalisieren, um die Genehmigung zur Umsetzung der Änderungen zu erhalten. Wenn es jedoch um umfassende Betriebsänderungen geht, sei es Outsourcing, Insourcing oder Anbieterwechsel, sind die Risiken umgekehrt proportional zu dem Umfang der Planung und der Strenge, die in die Initiative für eine reibungslose Betriebsumstellung gesteckt werden. Es ist auch nicht typischerweise etwas, was die derzeitige Führung erlebt hat. Dieser Mangel an Vertrautheit kann zu Pannen oder zu einer Zurückhaltung gegenüber Veränderungen führen, selbst wenn die aktuelle Situation dringend eine umfassende Änderung erfordert.

Das Führungsteam bei Salute hatte das Glück, im Laufe der Jahre an vielen Übergängen beteiligt gewesen zu sein und aus jedem Projekt gelernt zu haben. Als Ergebnis haben wir einen erstklassigen wiederholbaren Ansatz entwickelt, um Kunden bei der effektiven Umstellung des Betriebs in jedem Szenario zu unterstützen. In dieser Erörterung konzentrieren wir uns auf den Übergang von etablierten Standortoperationen. Dies umfasst Anwendungsfälle, bei denen entweder der Anbieter gewechselt, die Funktion intern verlagert oder zu einem Dienstleister verlagert wird.

Der Vier-Phasen-Ansatz: Übergang zum Betriebsplan

Die Stärke liegt in einer wiederholbaren Roadmap, die für jeden Standort und jede Situation genutzt werden kann und auf soliden Planungsprinzipien basiert. Dieser Vier-Phasen-Ansatz erreicht einen Endzustand, der auf Kontinuität und Nachhaltigkeit beruht, um den sichersten, zuverlässigsten und effizientesten Betrieb während der gesamten Lebensdauer des Rechenzentrums zu gewährleisten.

  • Analysieren von Daten
    • Verstehen Sie die aktuelle Situation
    • Identifizieren Sie Lücken und Risiken, um die geplante Änderung zu mindern
  • Plan
    • Umfang, Zeitplan, Budget
    • Menschen, Prozesse, Systeme
  • Ausführen
    • Kontrolliertes Tempo
    • Risikominderung
    • Rückkopplungsschleifen
    • Erfolgsmaßstäbe
  • Endzustand
    • Bestätigung der Fertigstellung
    • Kontinuierliches Lernen und Verbessern
    • Transparenz auf allen Ebenen

Diese Informationen werden in zusammengefasster Form zur Verfügung gestellt und decken die praktischen Tipps ab, die Sie in der Projektmanagement-Ausbildung normalerweise nicht mitnehmen, damit Sie von den Erfahrungen vieler anderer profitieren können. Der Schwerpunkt dieser Diskussion liegt auf der Analysephase, da sie die Grundlage für die nachfolgenden Phasen bildet; Wir werden jedoch kurz auf Schlüsselpunkte in jeder Phase eingehen, die wesentliche Faktoren bei den vielen von uns durchgeführten Übergängen waren.

Die Analyse

Der allererste Schritt sollte eine umfassende Überprüfung der bestehenden Operation sein, um alle Lücken, die im Plan geschlossen werden müssen, zu ermitteln und zu ermitteln. Jeder der folgenden Schlüsselpunkte erfordert das Sammeln aller relevanten Informationen der zu übertragenden Funktion und ein Benchmarking, um als Leitfaden für den erfolgreichen Übergang verwendet zu werden.

Managementbewertung

  • Erfolgsmaßstäbe
    • Service Level Agreements (SLAs)
    • Key Performance Indicators (KPIs)
  • Organigramm und individuelle Qualifikationen
  • Mitarbeiterzahl und aktuelles Personalmodell (z. B. 5×12, 7×24)
  • Rollen und Verantwortlichkeiten (RACI-Modell, um ganze Ökosystemanbieter einzubeziehen, unterstützende Organisationen wie Finanz- und Rechnungswesen)
  • Verträge & Unterverträge
  • Inventar der Anlageninfrastruktur, verbleibende Garantien und Lebenszyklusstatus
  • Richtlinien & Protokolle
    • Sicherheit
    • Kommunikation (Notfall, Routine)
    • Eskalationen (Notfall, Routine)
    • Change-, Incident- und Problemmanagement

Betriebsüberprüfung

  • Meldeschema (z. B. regelmäßiges Tempo, Notfall, Sicherheit)
  • Betriebsverfahren (z. B. SOPs, MOPs, EOPs)
  • Bestandsunterstützende Systeme (z. B. CMMS, Access, BMS)
  • Risikoregister und geplante Kapitalprojekte
  • Endbenutzer (IT-Mandanten), ihre geschäftlichen Prioritäten und betrieblichen Anforderungen
  • Schulungsprogramm, einschließlich Umfang, Governance und Bereitstellungsplattform
  • Wartungsprogramm (z. B. präventiv, prädiktiv, zustandsbasiert) einschließlich historischer Aufzeichnungen und der Aktivitäten, die selbst durchgeführt oder an Dritte weitergegeben werden
  • Energiemanagementprogramm (z. B. nachhaltige Effizienzprotokolle, Beschaffung)
  • Inventar von Werkzeugen, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien

Es ist sinnvoll, die Ergebnisse mit anerkannten Industriestandards zu vergleichen, aber Sie sollten vorsichtig sein, eine Überprüfung des Kontrollkästchentyps zu vermeiden. Wir empfehlen Ihnen dringend, sich auf Verhaltensweisen zu konzentrieren, die Sie beobachten, da ein gut dokumentiertes ungenutztes Verfahren wertlos ist. Wenn Sie Ihre Beurteilung auf Verhaltensweisen und Ergebnisse stützen, erhalten Sie weitaus bessere Einblicke in den Betrieb. Salute verwendet eine einzigartige Mischung aus praktischen Benchmarks, die beurteilen, ob mit der Überführung der Funktion in ihren aktuellen Zustand Risiken verbunden sind, und, falls ja, die erforderlichen Maßnahmen zur Abschwächung, um sie auf den Übergang vorzubereiten.

Der Plan

Von allen Phasen wird die Planung die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Es mag wie ein Sprichwort erscheinen, aber es ist wichtig, jede Person, jedes Verfahren und jedes System zu identifizieren und zu planen, um den Übergang zu unterstützen. Dazu gehören unterstützende Organisationen, die das Ökosystem der Funktion bilden.

Typischerweise ist die Inventarisierung von Personen und Systemen eine Selbstverständlichkeit und neben dem Personalbestand eine gründliche Analyse der individuellen Qualifikationen. Es ist wichtig, eine Basis zu schaffen, auf deren Grundlage zukünftige Effizienz- und Nachfolgemodelle entwickelt werden können.

Wenn Sie Zeit für das RACI-Modell verbringen, um absolute Klarheit zu gewährleisten, wird der Prozessteil vorangetrieben und sichergestellt, dass das gesamte Ökosystem der Organisationen, die die Funktion unterstützen, aufeinander abgestimmt ist.

Umfang, Zeitplan und Budget sind die Schlüsselfaktoren, die in jedem Projekt definiert und verwaltet werden müssen, und Übergänge sind die gleichen. Mit den gesammelten und analysierten Informationen kann ein Plan erstellt werden, der den Erfolg sicherstellt, der je nach Prioritäten des Unternehmens auf verschiedene Weise gemessen werden kann. Der Schlüssel besteht darin, dies wie ein Projekt mit einem endlichen Enddatum und einem bewussten Abschluss zu betreiben.

Denken Sie daran, dass der Plan darin besteht, einen Endzustand zu erreichen, der auf Kontinuität und Nachhaltigkeit angewiesen ist, um den sichersten, zuverlässigsten und effizientesten Betrieb zu gewährleisten. Begrenzen Sie die Anzahl der Änderungen an einzelnen Rollen und Rollen Dritter, da diese in den Wochen und Monaten nach dem Übergang implementiert werden können. Für viele Stakeholder kann der Wechsel zu einem neuen Dienstleister an sich schon eine bedeutende Veränderung sein.

Zeit zur Ausführung

Die Zeit, die in die vorherigen Phasen gesteckt wurde, zahlt sich an dieser Stelle aus. Sobald ein Plan fertig ist, ist es wichtig, ihn im richtigen Tempo auszuführen, da damit verbundene vertragliche Anforderungen bestehen und die Ausführung ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs erforderlich ist. Übergänge werden am besten in einem Tempo ausgeführt, das dazu führt, dass die Verantwortung präzise und so schnell wie möglich abgenommen wird. Militärische Führer sind in diesem Szenario sehr erfahren, nennen es aber mit anderen Begriffen; Letztendlich wissen Sie jedoch, dass Sie gut abgeschnitten haben, wenn die Dynamik erhalten bleibt und nicht vom Tagesgeschäft abgelenkt wird. Ähnlich wie bei einer reibungslosen Staffel, die den Staffelstab weiterreicht, müssen die ausgehenden und ankommenden Teams präzise arbeiten.

Als Leiter eines Übergangsprojekts werden ein gut dokumentierter Zeitplan, Meilensteine, wichtige Leistungsindikatoren und effektive Feedbackschleifen den Fortschritt und die Berichterstattung an die Führungskräfte fördern. Die Rückkopplungsschleife ist ein geschlossener Kreis; teilen Sie mit, was erreicht wurde, welche Aktivitäten im Gange sind und welche in den kommenden Tagen und Wochen stattfinden werden. Hören Sie dann auf die wichtigsten Interessengruppen, um sicherzustellen, dass der Plan weiterhin ihren Annahmen und Erwartungen entspricht. Wie bereits erwähnt, ist dies für viele Interessengruppen ein einzigartiges Projekt, und sie lernen dabei, wie es funktioniert. Je mehr Transparenz Sie über planmäßigen Fortschritt und Leistung bieten können, desto besser können alle Beteiligten ohne unangemessene Berichterstattung informiert bleiben.

Der Endzustand

Das Ende der Transition ist der Beginn des laufenden Betriebs. Dies sollte eine bewusste Aktion sein, die allen Beteiligten kommuniziert wird. Das neue Team wäre zu diesem Zeitpunkt voll fähig und hätte die Kontrolle über vereinbarte Prozesse und Verfahren, Prioritäten und KPIs. Eine Grundlage für operative Exzellenz stellt die Verfügbarkeitsanforderungen und nachhaltige Betriebspraktiken sicher, dass das Rechenzentrum so effizient wie möglich betrieben wird.

Eine Schlüsselkomponente für den Abschluss des Übergangs, sobald Sie den Endzustand erreicht haben, besteht darin, über die gewonnenen Erkenntnisse nachzudenken, die in zukünftige Übergangspläne einfließen können. Jeder Übergang hat diese, aber es wird oft übersehen, wenn Teams zum Go-Live wechseln. Nehmen Sie sich in den ein oder zwei Wochen nach der Umstellung eines Betriebs Zeit, um darüber nachzudenken, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen den nächsten Übergang noch besser machen können.

„Es ist eine schwierige Entscheidung, den Anbieter zu wechseln, aber Salute Mission Critical macht es einfach. Ihr bewährtes Betriebsmodell ist schlank und belastbar und passt perfekt zu unseren Anforderungen. Am wichtigsten war für uns beim Wechsel des Dienstleisters, wie effektiv sie den Übergang in ihren Betrieb planen und durchführen. Ihre Erfahrung und sorgfältige Planung sorgen für eine präzise Ausführung ohne Risiko. Die transparente Arbeitsweise stellt sicher, dass alle Stakeholder aktiv eingebunden werden und diese Zusammenarbeit führt zu einer kohärenten Beziehung, die alle Erwartungen übertrifft.“

- Prime-Rechenzentren Geschäftsführer Nikolaus Laag

Das sich entwickelnde Framework

Dieser Ansatz hat sich bewährt und ist ein sich ständig weiterentwickelnder Rahmen, den wir basierend auf den nach jedem Projekt gewonnenen Erkenntnissen aktualisieren. Es ist keine normale Funktion, es sei denn, Sie sind ein Dienstleister und dann muss es ein wichtiger Bestandteil Ihres normalen Planungszyklus für die Aufnahme neuer Kunden sein. Wir empfehlen allen potenziellen Kunden, die Übergangsplanung als Teil des formellen „Request for Proposal“-Prozesses bei der Bewertung neuer Betriebsteams einzubeziehen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Autoren oder senden Sie eine E-Mail info@saluteinc.com. Die „Go-Live“-Szenarien nach einem Neubau werden in einem Papier behandelt, das Lee Kirby 2013 am Uptime Institute mit dem Titel „Beginnen Sie mit dem Ende im Hinterkopf.“ Lesen Sie auch das vollständige Prime Data Centers-Fallstudie hier.

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